Quora: Какой самый лучший инструмент или программа для OKR?

Вопрос был задан на Quora

"What is the best tool or software application for tracking OKRs (Objectives and Key Results)?"

Ниже приведен перевод наиболее содержательных ответов от экспертов

Отвечает Kris Duggan, основатель BetterWorks

Если вы уже начали процесс применения OKR, вы знаете что легче начинать постановку OKR на белой доске.
Однако, для записи и отслеживания OKR, особенно в масштабах большого предприятия, быстро становится очевидным, что нужно программное обеспечение.
По моему опыту, специальное программное решение для отслеживания OKR становится полезным для 10 или 20 человек, важным для 100-200 человек, и критичным для 1000+ сотрудников.

Вот мой список из 10 лучших вопросов, которые покупатели должны учитывать при оценке программного обеспечения для отслеживания OKR:

• Поддерживает ли программное обеспечение оба направления – создание OKR снизу вверх от сотрудников, так и сверху вниз, каскадирование, когда руководители устанавливают OKR для своих подчиненных?

• Как учитывается горизонтальное выравнивание OKRs между взаимозависимыми командами, или они должны быть настроены отдельно для каждой команды, как это продиктовано организационной диаграммой?

• Насколько легко получить доступ к обновленным OKR? Есть ли варианты мобильности?

• Могу ли я увидеть историю изменений ОКК со временем? Диаграмму изменений?

• Как программное обеспечение поощряет такое поведение, как частота проверки, чтобы сохранять свежесть целей и прогресса?
• Насколько легко коллегам поддерживать, сотрудничать, поддерживать и комментировать цели друг друга?

• Какие методы вовлечения существуют в программном обеспечении для побуждения начала работы, использования, повторного вовлечения? Уведомления? Социальные жесты? Циклы обратной связи?

• Какие существуют возможности панели мониторинга, чтобы служить в качестве системы раннего предупреждения для компании? На уровне всей компании, уровне руководителей и индивидуальном уровне?

• Какие есть примеры использования этого программного обеспечения в масштабах предприятия?

• Это программное обеспечение пытается объединить много других функций, или сфокусированно на глубоком решении задач именно OKR?

Отвечает Ben Lamorte, основатель OKRs.com

Короткий ответ:
Наилучший вариант программного приложения для отслеживания OKR зависит от ваших требований.

Детальный ответ
На рынке есть десятки решений для OKRs, поэтому я понимаю, почему может быть сложно понять, какой из них лучше. Мой ответ может быть немного иным, чем другие, поскольку я прихожу к вопросу с точки зрения тренера OKRs, а не представителя программного обеспечения OKRs.

Крис Дагган входит в число моих лидеров среди экспертов OKR, поэтому, я схожусь с ним во мнении по всем аспектам!
Тем не менее, я не согласен с комментарием, что «легче всего начать OKRs на белой доске».

Я бы сказал, что легко начать набрасывать черновые OKR, которые больше похожи на задачи или провести сеанс мозгового штурма, что приведет к массивному списку показателей.

Как правило, при запуске с помощью OKR, будь вы генеральный директор или менеджер отдела, очень сложной задачей является создание OKR, которые эффективно отражают ваши стратегические цели.

Многие компании, которые обращаются ко мне за помощью в применении OKR, уже приобрели программные инструменты, но не получают реальной отдачи от их реализации в OKR. Прошу прощения у производителей, которые тоже являются моими клиентами, которые используют ведущие приложения, такие как BetterWorks, Perdoo и 7Geese.

Хотя лучший инструмент для вашей компании зависит от ваших конкретных требований, имейте в виду, что любые инструменты для OKR – являются новыми приложениями на рынке.
Например, BetterWorks и 7Geese являются двумя из старейших игроков на рынке приложений OKRs, но в 2013 году, когда я впервые искал инструменты OKRs, они были еще в Beta-версии.

Во многих случаях лучшим инструментом может быть также решение, созданное вашей организацией без покупки специального инструмента OKRs. Основываясь на моем опыте с более чем 100 организациями, которые внедрили OKRs, я насчитываю только 24, которые используют специальное приложение OKR. Из этих 24, некоторые используют собственные внутренние решения.

В тех случаях, когда я видел, как крупные организации разрабатывают свои собственные платформы, они, как правило, довольно успешны в своих собственных решениях, поэтому для этих организаций их собственная система является их лучшим приложением.

Пример: Google не мой клиент, но у них есть собственное решение и, похоже, они очень довольны.

Пример: Sears Holdings создали собственное решение, и оно очень хорошо им служит.

Многие небольшие компании (скажем, до 200 сотрудников), как правило, довольно хорошо управляют своими OKR с помощью WIKI или Google Таблиц.

В заключение вы должны знать свои требования, чтобы знать, нужно ли
1) разработать собственное приложение OKRs, 2) использовать готовые инструменты, такие как Google Таблицы, или
3) определить, какое приложение OKRs лучше для вас.

Отвечает Christina Wodtke, автор книги про OKRs: «Radical Focus» 

Я не продаю программное обеспечение, так что вот мой ответ: лучший инструмент - это тот, который будет использовать ваша команда.

Когда вы принимаете решение, что вы делаете в первую очередь?
Хотите похудеть? Покупаете дорогую беговую дорожку.
Хотите начать бегать? Покупаете модные кроссовки.
Планируете сесть диету? Какая самая подходящая на рынке? Или, может быть, вы просто купите 15 книг о диете.

К сожалению, принятие ОКР рассматривается таким же образом. Люди покупают программное обеспечение, и надеются, что это это сделает всю тяжелую работу по установке и управлению вашими целями.

Существует множество инструментов для OKR, и многие из них неплохие. Но покупка инструмента - это последний шаг, который вы вам надо предпринять, а не первый. Правильный способ принятия ОКР - принять их в легком формате, а затем экспериментировать с разными подходами, пока не найдете систему, которая даст вам результаты.
Сначала начните с этих инструментов:
• Белая доска, чтобы написать идеи о том, какими будут ваши цели.
• Заметки на стикерах, чтобы набрейнштормить хорошие ключевые результаты.
• Powerpoint, чтобы отслеживать уверенность и усилия в отношении целей.
• Электронная почта, чтобы отправить статусы.

Установите свой ритм и изучите, что срабатывает для вашей команды.
Я даже видела, как люди успешно используют Slack и Trello, серьезно!

И в том квартале, когда вы почувствуете, что по-настоящему освоили ОКР, можно идти за покупками.

Отвечает Johannes Mueller, со-основатель и CEO Workpath

Я полностью согласен с Кристиной Водтке: лучший инструмент - это тот, который будет использовать ваша команда.
Хотя в предыдущих ответах хорошо описаны основные функции любого программного обеспечения для OKR, я хотел бы сосредоточиться на критическом аспекте, который часто забывается и объясняет, почему многие реализации инструментария OKR терпят неудачу.

Что нужно проверить перед выбором программного решения:
1. Нет необходимости говорить, что выбранный вами инструмент должен позволять вам вести и отображать весь процесс OKR по установке, выравниванию и регулярному обновлению целей.
Это то, что вы можете легко проверить во время первой демонстрации продукта.

2. Убедитесь, что выбранный вами инструмент OKR учитывает и включает всех вовлеченных заинтересованных сторон вашей организации.

Важно понимать, что преимущества OKR отличаются для рядовых сотрудников, HR, администраторов и высшего руководства.
Большинство инструментов для малого и среднего бизнеса не учитывают требований крупных организаций (внедрение, интеграция, защита данных, управление изменениями, сервисные потребности), в то время как несколько существующих корпоративных решений стали слишком сложными и перегруженными, чтобы поддерживать высокий уровень взаимодействия сотрудников.
Решение состоит в том, чтобы отделить определенные модули и предоставить каждому заинтересованному лицу то, что им подходит.

3. Наиболее успешные организации, работающие с OKR, понимают ее как систему на уровне ежедневных коммуникаций, а не как инструмент административного управления.

Вот почему вам нужен инструмент, который рассматривает управление целями как игру с вниманием и общением, и обеспечивает взаимодействие сотрудников во всем процессе.

OKRs необходимо поддерживать в актуальном состоянии и показывать на наиболее важных встречах, таких как собрания команд, встречи один на один, jour fixes (ежемесячных или ежеквартальных встречах) и общих собраниях компании.
Мы убеждены в том, что самое большое значение, которое может обеспечить вам программное обеспечение для гибкого управления целями, - это сохранение времени и вклад в создание целенаправленных разговоров о целях, прогрессе и обучении.
OKRs как инструмент коммуникации помогает структурировать всю вашу коммуникацию и взаимодействие.
Хорошая система гарантирует, что противоположностью иерархии и изоляции будет не хаос, а сеть взаимодействия и автономность.

Вот почему выбранный вами инструмент OKR должен помочь вам сделать ваши существующие коммуникационные процессы более подготовленными, более ориентированными на данные, более ориентированными на результат и более эффективными.

4. Внедрение и наладка системы OKR - это процесс изменений, который в большинстве случаев занимает не менее одного года. Поэтому мы рекомендуем убедиться, что у вашего провайдера программного обеспечения OKR есть сеть партнеров по внедрению, а также компетентная команда поддержки клиентов.
Они должны предоставить вам точный план реализации и процесса ввода в эксплуатацию, который будет адаптирован к вашей организации. Кроме того, они могут проконсультировать вас в течение первых нескольких циклов и предоставить вам данные, лучшие практики и содержание, которые помогут улучшить и адаптировать систему в вашей конкретной организации.

5. Признавая, что вашей организации нужно время, чтобы изучить более гибкую и горизонтально связанную систему целей, такую как OKR, приводит вас к вопросу о том, как можно привлечь, обучить и сохранять вовлеченность ваших коллег.
На Workpath мы пытаемся интегрировать учебное содержание и стимулирующий механизм в единый продукт, который помогает людям понять, почему и как работают OKR для них и что от них ожидается в любой момент времени.

6. Успешная работа с OKR означает постоянное совершенствование процесса и решение существующих проблем. В конце концов, именно это делает вашу организацию гибким и адаптивным игроком на рынке.
После первых нескольких циклов применения системы вы сможете получить больше пользы от обмена опытом с такими же практикующими, чем от внешних консультантов. Убедитесь, что выбранный вами инструмент OKR предоставляет вам сообщество опытных практиков и экосистему локальных событий и сетевых форматов, где вы можете учиться у коллег.

7. Ваше программное обеспечение OKR также должно позволить вашим OKR-мастерам и владельцам процессов постоянно понимать и улучшать процесс. Отличная платформа предоставляет владельцам процессов OKR аналитику и подсказки, которые указывают, где необходима поддержка или вмешательство, и это снизит общую стоимость владения всей системой.

8. Очень поможет выбор такого поставщика программного обеспечения, который осведомлен о конкретных требованиях вашей организации в отношении законов о защите сотрудников и данных, корпоративной культуры.
Узким местом для внедрения OKR в крупных компаниях часто является согласование обеспечения важных регламентов.

9. Выбирайте интеллектуальное программное обеспечение, которое позволит вам не только самостоятельно управлять системой организационных целей.
В Workpath мы стараемся информировать людей в крупных организациях о соответствующих целях, обновлениях и людях с помощью умных рекомендаций и самообучающихся фильтров.
В организациях с несколькими сотнями или тысячами сотрудников вам нужна система, которая понимает, какие данные нужны сотруднику для взаимодействия и наилучшей производительности, без необходимости их поиска.

Отвечает Fawad Zakariya, со-основатель/CEO @TalentCove, бывший вице-президент Mobile Business Unit @SAP

Управление по OKRs быстро распространяется. Вне зависимости от того, внедрены ли они на уровне компаний или на уровне команды, OKRs помогают согласовывать и фокусировать людей на целях и измеримых результатах, а не просто на задачах и действиях. Существует ряд программных средств, которые поддерживают реализацию OKR различными способами.
Вот несколько факторов, определяемых вашей культурой и контекстом, которые имеют важное значение при принятии решения о внедрении OKR.

1) Если вы имеете какой-то значительный размер, внедрение в масштабах всей компании может быть затруднено не только из-за более сложных требований к программному обеспечению (многоуровневые каскадные цели, проблемы конфиденциальности и видимости и т. д.).
Но и потому, что вам нужны люди и процессы (читайте HR), которые помогают каскадировать цели с уровня топ-менеджмента вниз. Обязательства на уровне топ-менеджмента должны быть прочными, в противном случае взаимодействие между различными типами людей, менеджерами и функциями будет быстро разрушаться.

2) Альтернативный подход - это принцип «снизу-вверх».
Удостоверьтесь, что OKR уровня всей компании /CEO широко и ясно опубликованы, переданы и известны всем (Продажи, Продукт, Люди).
Однако вместо реализации сверху вниз по функциям и иерархиям, менеджеры имеют право внедрять OKR на уровне команды, когда они записываются и отслеживаются (например, в шаблоне google docs или специальной программе для OKR). Это дает больше автономии менеджерам и сотрудникам, является более гибким и самоорганизующимся, но не ставит под угрозу измеримую подотчетность.

Отвечает Jüri Kaljundi, Weekdone.com

В Weekdone OKR Software for Teams у нас есть несколько сотен клиентов, активно использующих наше программное обеспечение для совместной работы и создания отчетов для установки, совместного использования и мониторинга OKR в течение нескольких лет.

Наше отличие в том, что OKR является частью внутренней коммуникационной платформы. Это было органическое развитие от еженедельного обмена PPP (Планы, Прогресс, Проблемы) связанными с долгосрочными (например, ежеквартальными) целями - до OKR и ежедневного обмена обновлениями в режиме реального времени в нашей новостной ленте. Жизнь показала, что такое сочетание хорошо помогает людям активно использовать OKR и поддерживать вовлеченность всех.

Так это работает:

1. Ежеквартально или ежемесячно: установите OKR на уровне компании, отдела, команды и персонального уровня.
2. Еженедельно: Поделитесь своим персональным прогрессом в KR (ключевых результатах), выполненными задачами, планами на следующую неделю.
3. Ежедневно: участвуйте в дискуссиях с коллегами или между лидерами и сотрудниками, давайте отзывы, подбадривайте друг друга.

Мы доступны на всех наиболее распространенных платформах: мобильные устройства и планшеты iOS и Android, веб-браузеры на компьютерах и уведомления по электронной почте. Большинство клиентов используют сочетание этих возможностей.

Вы можете опробовать бесплатно программу Weekdone OKR для команд.

Не стесняйтесь обращаться ко мне по адресу jk@weekdone.com - я являюсь генеральным директором и соучредителем. Рад поделиться опытом и лучшими практиками наших пользователей OKR.

Перевод

Наталья Гульчевская